還在煩惱要如何規劃一場成功的記者會？

前言

想要透過媒體記者的力量大量擴散品牌知名度，此時就必須舉辦一場記者會。利用媒體記者的優勢可在短時間內曝光企業訊息，藉此達成宣傳品牌的目標。

但是…如果公司沒有行銷公關相關部門該怎麼辦？該從何辦起？另外流程又要如何規劃？或是否有其他的注意事項？就讓專業的立達廣告整合行銷來一一為你解答。

舉辦記者會相關流程與注意事項

當企業已有明確的主題或議題時，要先評估欲舉辦的規模，挑選合適的空間、評估多少媒體參與、媒體贈品、宣傳資料袋、表演者、主持人、硬體設備、流程接待、其他道具、背景音樂、品牌形象影片或主題影片…等。

■擬定主題
舉辦一場成功的記者會先決要件就是要訂出主題，不論是重大訊息發表或是新品上市，需要規劃有議題的新聞話題，藉由發表會活動來吸引記者媒體採訪，後續才能達到宣傳曝光的目的。

■時間與場地
時間與場地是一場記者會最重要的開端，大部分的企業喜愛在大飯店舉辦，主要是飯店環境明亮舒適且較多合適的拍攝環境，相關的硬體設備及各式餐點都非常充裕，也是許多媒體記者喜愛的地點。另外重要的是，記者會舉辦日期是否有與其他新聞事件撞期，建議在舉辦記者會前可以多觀察時事、競業動向，或是詢問媒體記者，當然沒有撞期的狀況是最好的，如此一來出席的媒體記者也較踴躍。

■媒體贈品與資料袋
立達活動在此分享一件吸引媒體記者的小祕訣，上述提到大多媒體記者喜愛採訪的地點是飯店，來採訪既有得吃又有得拿、又有新聞議題，對記者來說是無非是一項小確幸。建議媒體贈品可以規畫對記者來說實用的小禮品，比如隨身碟、禮劵、折價劵或與記者會主題相關的周邊商品，再將媒體贈品放置新聞資料袋中，待媒體記者簽到後，再將新聞資料袋交由給記者，並同時告知裡面有贈送小禮物，讓記者朋友們對於品牌好感度提升。

■主持人流程彩排與表演者、工作人員控場
記者會開始之前，除了要與主持和再次核對Rundown以外，必須在會前預先彩排流程以確保活動整體是否流暢，若記者會有邀請表演者開場，也必須在彩排時先進行演練，確認場地空間大小是否合宜，若遇狀況可以當下討論並盡速解決。
若記者會需要播放主題簡報、形象影片，在彩排的同時也必須先進行播放以及同時也要確認背景音樂控管是否正常。另外，不論是企業或是活動公司現場工作人員，若需要互相引導或提醒，建議可佩戴耳掛式對講機，與彩排同時現場進行演練，確保活動整體是否流暢。

■活動正式開始與媒體聯訪、曝光
活動正式開始時，主持人會依照活動內容及掌握好各項流程時間，讓活動順利進行。活動結束後，需要預留10至15分鐘進行媒體訪問與拍攝，媒體記者除了資料袋的新聞稿內容外，另外想了解其他新聞訊息就會訪問企業主，在後續發布新聞時可以再補充相關事項並拍攝記者會當天的相關照片，讓新聞內容有更多亮點。記者會結束後，後續再與媒體記者詢問新聞曝光時間或追蹤，將每家新聞曝光連結、報紙彙整，交由給企業主通知新聞已曝光，可評估是否達到預期的效益。

舉辦記者會應注意事項

為了讓記者會能夠順利地舉行，以下規範請務必留意。

▲ 不可偏離主題
從一開始主題擬定直到邀約媒體記者、記者會進行、新聞稿發布，每一項環節的主題都需一致，即便中間有發生其他突發狀況，有可能會導致模糊焦點，但仍必須引導媒體將重點放在此次發表主題上。

▲ 延續熱度
利用記者會除了可以短暫大量曝光企業訊息外，可透過自媒體社群再將話題持續延燒，為記者會話題增添更多曝光效益。

▲ 維繫媒體關係
一場記者會不僅能為企業帶來曝光效益，也可宣傳產品與公司核心理念。因此平時可與媒體記者維持良好的互動關係，在舉辦記者會時，必須規劃詳細的活動資訊、舒適的採訪地點、贈品，會大幅提升記者朋友出席意願。

立達廣告整合行銷有限公司

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