活動籌備工作有哪些？活動的事前準備看過來！

前言

即使學生時期也曾舉辦過活動，但進入職場所需要煩惱的眉眉角角卻是只多不少，因此商業場合的活動更要謹慎執行，如果擔心活動當中發生的任何差錯會給公司帶來損失，那事前的準備工作是絕對要盡可能地盡善盡美。

籌辦活動的事前準備有哪些？
哪些事情需要特別注意？
如果你還在擔心自己漏掉了哪一部分，就來看看這篇文章，核對一下是否還有需要補強的吧！

活動籌備工作有哪些？

辦活動必須先清楚活動的所有流程，可以依序劃分為活動前期、活動執行、活動成果，今天我們要帶大家來看的就是活動前期的準備工作，因此其他就不多做討論。

■活動發想與提案
活動前期最重要的就是活動企劃，這份企劃基本上就是這場活動的主心骨，當企劃擬定之後，後續的一切進行作業都是照著企劃走。在活動發想期，必須注意「5W1H」的規則，有助於你更能釐清整場活動，也能更有目標地發想內容。

1. What（活動目的）：活動的目的是什麼？要傳遞的內容為何？
2. Why（活動目標）：為什麼要舉辦這場活動？目標是什麼？
3. When（活動時間）：什麼時候要舉辦？活動的日期時間？
4. Where（活動地點）：要在哪舉辦？
5. Who（目標對象）：活動要舉辦給誰？參加者輪廓為何？
6. How（形式與經費）：活動要用什麼形式舉辦？經費及預算怎麼抓？

每場活動都會有其目的，既然如此，最重要的就是活動目標，基本上，活動的目的跟目標必須緊扣，不可偏離彼此。建議大家在這一部分，最好先做好市場調查及分析，盡量跟競品做出區隔及差異性，同時亦需符合品牌形象。

■活動目標及策略
當設立了活動目標，就可以開始思考該怎麼利用這場活動去達成這次的目標，比如一場線上活動，目標是為了增加粉絲，常見且又最簡單粗暴的做法就是在粉絲團舉辦抽獎活動，要求參加的民眾成為粉絲並tag好友一起參加。

從上面不難看出，活動策略基本上就是以活動目標為架構來制定的。

■預算掌控
一場活動還有一個最重要的關鍵，就是預算。簡單來說，10萬元的活動有10萬元活動的辦法，100萬元有100萬元的辦法。當策略制定之後，就必須檢視你的活動預算金額，並確認你所制定的活動策略該如何在預算之內執行。但必須老實說，「又要馬兒好，又要馬兒不吃草」本就屬於天方夜譚，要更謹慎評估。

活動預算當中，人力成本、場地、硬體設備、道具、廣告都應包含於當中，但建議大家，預算絕對不要抓的分毫不差、剛剛好，由於每個活動都難免遭遇或大或小的突發狀況，因此也需預留這些支出的空間。

■活動團隊管理
活動無法只靠一個人完成，因此就需要團隊成員們各司其職、分工合作，將自己的專業投注在此，才有辦法完成一場活動的舉辦。團隊成員大致可分為專案經理、行銷企劃、設計人員、工程技術人員等等，從籌備到執行，都有需要各成員貢獻心力之處，因此最好把分工劃分清楚，並詳實管理進度，才能確保活動的推動順暢。

在各項活動專案中，有很多管理工具，不僅可以記錄自己的工作內容及進度，也可以看見其他團隊成員所負責的工作進度。

■詳細活動計畫出爐
當一份活動的大致雛形已規劃完畢，就可以進入細部的活動計畫，在這個階段，活動企劃已不可為大致概念，而需要把所有細節計畫清楚。若有表演，則需有明確的表演者、表演團體；若是演講，則要洽談好講者。而活動內的所有成員如主持人、嘉賓，也都必須確認出席，並列有名單；如果需要報名，整個報名、繳費、簽到等等，都要訂好詳細的規範及細則，當天現場的設備擺放、動線規劃，也需要場勘後規畫完畢，並進行彩排。

一開始的雛型可能已經讓團隊成員們絞盡腦汁，但後面的細部規劃更需要耗費大量的心力去構思，而團隊成員也需要不斷地來回溝通，還不僅只是工作人員，連外部聘請的表演團體、講者、贊助廠商等等，都需要一來一往的協調。

立達行銷，專業活動公司

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