給活動新鮮人：辦活動經驗分享！

前言

因此，在規劃時，最好不斷地在腦中進行沙盤推演，預測可能發生的狀況並準備好應變方法，才是萬全之策。豐富的經驗絕對是你的金鐘罩鐵布衫，身為活動新鮮人，你當然很難第一次就掌控全局，所以只能從前人的經驗中去觀察或討教前輩，避免那些顯而易見的失控情況發生。

今天這一篇，就是筆者以多年辦活動的經驗寫成，提出活動可能會出現的問題，並提供解決方法供你參考，而你也可以去思考自己的解決辦法及應變之道。辦一場活動並不難，關鍵在於活動百百種，而你要怎麼將活動辦好，這將是活動人終生努力的目標。

活動可能發生的問題

活動當天會出現很多狀況，不一定每一種都會發生，但最好每一種你都有做好準備。好在發生時能夠快速地一一排除這些狀況，並作出應變之道。在規劃之初，很多想像都是非常美好的，不過到了現場就會是完全不同的。能夠將這些問題大事化小、小事化無，才能將活動盡可能地辦到最好。

1. 活動無法達成預期效益
辦活動最重要的是，你必須清楚「自己的活動KPI為何？」，銷售為導向和提高品牌聲量為導向，這兩者的活動內容規劃不應該一樣，依據目標的不同，就必須有不一樣的設計，以達成其效益。你可以參考過往的活動成果，看看前輩所舉辦的活動及其效益，哪一種更符合你這次想要舉辦的活動，作為你的內容規劃設計。

2. 活動當日的天氣
天氣變幻莫測，連氣象局也不一定說得準。不管是室內還戶外活動，雨天或多或少都會影響到參加者意願。但最重要的是，戶外活動最好一定要有雨備！通常活動不太會延期，除非雨天真的無法進行，筆者就曾經待過一間公司是專辦親子活動，大多都是玩偶見面會，然而嬰幼兒在戶外場所淋到雨難免引發民眾怨氣，因此我們並不會有雨備方案，通常遇雨便取消。所以，每鄰近活動日前一周，我們每日都需要回報活動當日的天氣預報，若是活動前兩天降雨機率仍高，便會發布取消通知。
一般來說，其他活動的雨備會採用帳篷，如市集攤商活動，在活動規劃時，最好就先預計好需要用到的帳篷頂數並架設，以免受雨天影響，活動大打折扣。

3. 活動動線安排及人力配置
活動動線和人力配置需要謹慎斟酌，活動動線一旦設計失當，就會引發廣大民怨。只要涉及排隊的活動，為了防止堵塞，在場勘時最好掌握場地狀況，安排行進動線，若是有參加者上台的情況，也要確認好上下台的方向，以免發生互相衝撞。
這裡說的人力配置主要是引導動線的作用，進散場時，都要配置充足的人力做引導，但活動當中不免還是會有比較爆衝的群眾，甚至可能會出現推擠狀況，因此若是大型活動且預計有許多人會到場，動線上的工作人員至關重要，必須時時注意行進狀況，並隨時疏導群眾。在散場的規劃上面，由於會有大量人潮往出口一擁而散，很多時候反而造成堵塞，所以最好找出幾個疏散口，並將開車和走路的民眾分開疏散，可以加快散場速度，也不至於因為散場過慢而招致負評。

4. 硬體設備進場
在活動規劃之初，就要跟硬體廠商確認好所需硬體設備，燈光的種類、音響及麥克風數量，同時在舞台架設之時，最好確認風力以決定是否要加固Truss，硬體設備是否穩固是相當嚴重的事情，要知道，一個不穩甚至可能造成人員的生命安全受到危害。同時，若是邀請表演團體，請向硬體設備廠商確認要提供什麼樣的音檔，是否需要燒錄CD或提供USB等等，最保險的狀況是準備兩種以上的音源，以免音樂出現狀況，全場尷尬。

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活動新手要替公司舉辦活動，挑大樑難免緊張，不過有很多問題都可以事前先避免，而活動規劃、執行及活動效益評估也都可以參考立達國際整合行銷官網的其他文章，期待可以替你解決一些疑難雜症。

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