活動預算怎麼抓？如何規劃符合效益的活動？

前言

但如果品牌或公司企業想要舉辦一場活動，絕對需要相當縝密的規劃，因為一場成功的活動絕對不是偶然，也不是說只要辦活動就一定能達成你想要的成效，所以在規劃活動的時候，有很多細節需要注意，其中一項非常重要的因素，就是你的活動預算！

活動預算該怎麼抓？
最常見的是公司已經有一筆預算給這場活動，因此在有限的預算下盡可能地規劃出最符合效益的活動就是一門學問。

今天這篇文章，就來告訴大家，關於活動內容與預算應該如何平衡？

活動預算怎麼規劃？

影響活動呈現及成功與否的關鍵很大部分取決於你的預算掌控，在有限的資源下走出最適合的路，但當然，商場上做任何一件事都不可能「又要馬兒好，又要馬兒不吃草」，或許你仍舊有聽過用極低的成本達到極高的效益的行銷案例，但那些屈指可數，期待自己名列其中反倒有些不實際。

規劃預算是活動一個很關鍵的事情，想像很豐滿，現實很骨感，你想做的事常常跟預算會大有衝突，因此怎麼在之中去合理分配各個項目的預算比例就是相當重要的事。

■預算規劃步驟
Step.1 確定目標及KPI
規劃預算的第一步，你必須先釐清將要舉辦的這場活動想要達成什麼成效，KPI為何？畢竟活動是否成功，便是取決於KPI是否達標，而不同的活動目標就需要不同的策略，因此，在規劃預算的時候，便要從活動KPI中去判斷，究竟哪些項目最為重要，預算不可省。

Step.2 列出重要預算
無論是實體活動還是虛擬活動，在執行上一樣都需要花費預算，而有一些甚至是絕對不可省略的項目。在實體活動中，場租、人事、硬體、行銷，這些是絕對必須規劃進去，且即使可以貨比三家，仍是當花則需花，不可為了省錢而便宜行事，很容易讓整個活動大打折扣。而以虛擬活動來說，不能省略的預算則為網站架設、平台使用、人事、行銷，當然，如果公司自己有資源能夠自行架設符合需求的活動網站則另當別論。

Step.3 條列預算細項
將整個活動所需要花費的支出詳細條列出，越細越好，並且規劃預備金，以用作突發狀況時能夠應急的預算支出。這一點相當重要，如果場地臨時出狀況或是表演團體、硬體廠商有問題，才有辦法立刻解決。若是一開始便沒有規劃這類的預備金，當真的碰上問題，可是要另外生錢來解決，讓整個活動超支。

細項的重要在於，讓你能夠更明確知道有哪些項目需要花錢，此外，當你重要預算規畫完畢後，可以更好分配剩餘預算到這些細項中，當預算不足或超支，你也可以選擇省去一些非必要的支出，來節省經費，如此一來，更能完美掌控預算。

Step.4 設定緩衝費用
在制定預算時，建議最好要在每個項目都加上一點緩衝費用，而非將預算抓的精準，如此一來，也可以在碰到無預警的意外狀況時，有多餘的金額去支應。

■規劃預算小Tips
Tip.1 參考過往預算
若是品牌或公司企業曾經舉辦過相關活動，你可以參考過往的活動數據及預算，來衡量本次舉辦這場活動該如何做規劃，由於每場活動的目標KPI都會有所差異，因此也不建議照單全收，要依據當下需求做調整。

Tip.2 諮詢廠商報價
為了合乎你所制定的預算，貨比三家當然是必須，因此多問幾家廠商，確認規格及需求後請廠商報價，再從中找出最合適的配合廠商。但要記住，廠商的挑選絕對不是越便宜越好，有一個不變的事實是，越便宜的東西越無法保證品質，然而活動品質也是影響活動成效的一大關鍵，因此要謹慎思考後再選擇。

哪種活動最省錢？

線上活動少了實體活動的場租和工作人員的人事成本，也省去了硬體設備廠商的支出，是否比較省錢？嚴格說來，相較實體活動，線上虛擬活動的確看起來較為簡單一些，但正因為減少了地域限制，所以行銷預算必須更謹慎分配，加強行銷推廣，若是行銷商品，現今多會以KOL推廣的方式進行，這些也都是行銷預算的一部份，因此要說比較省錢，倒也不見得。

歸根究柢，要選擇什麼樣的活動，並非以「哪種活動比較省錢」作為依據，想要達成活動KPI，省錢絕對不是首要條件，而是去研究哪種類型的活動、線上或現下、什麼活動內容或以什麼方式呈現，才是最重要的。畢竟達成活動目標，才是你舉辦這場活動的最大目的。

立達行銷，專業活動團隊

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